Beleid gegevensbescherming VOV

Doel

Doel van dit beleid is er voor te zorgen dat de gegevens die de Vereniging van Officieren van de Verbindingsdienst (VOV) bijhoudt van haar leden op een veilige manier worden gebruikt en daarmee de privacy van haar leden wordt gewaarborgd zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016).
In het Huishoudelijke Reglement en op de website is een verwijzing naar dit beleid opgenomen.

Wie houdt persoonsgegevens bij en hoe

Binnen de VOV worden de gegevens van de leden bijgehouden door de ledenadministrateur, die deel uit maakt van het bestuur van de VOV.
De gegevens worden bijgehouden op een computer van de ledenadministratie en worden niet online gezet. Wanneer de computer waarop gegevens van leden staan wordt verbonden met het internet, dient deze computer te zijn voorzien van een goede beveiliging, waaronder een bijgewerkt besturingssysteem en bijgewerkte virusscanner.

Welke gegevens houden we bij en waarom

Een lid kan altijd inzage krijgen in de gegevens die over hem worden bijgehouden en kan deze laten wijzigen indien ze niet correct blijken te zijn.
Indien het lidmaatschap wordt beëindigd, zullen de gegevens van het betreffende lid uit de ledenadministratie worden verwijderd, mits aan alle lopende verplichtingen is voldaan.

Waar komen de gegevens vandaan

Primair komen de gegevens bij het nieuwe lid zelf vandaan wanneer hij zich opgeeft. Nieuwe leden wordt op het inschrijfformulier expliciet toestemming gevraagd om de verstrekte gegevens bij te mogen houden voor de omschreven doelen.
Wijzigingen in rang en datum uit dienst komen of van het lid zelf of uit de defensieorganisatie.

Welke gegevens delen we met wie en waarom en hoe borgen we de privacy daarvan

Binnen het bestuur worden de gegevens gedeeld met de penningmeester ten behoeve van het incasseren van de contributie. De computer van de penningmeester moet daardoor aan dezelfde eisen voldoen als die van de ledenadministratie (zie hierboven). Incidenteel wordt een adres gedeeld met andere bestuursleden voor bijvoorbeeld het sturen van een kaartje of bloemetje bij ziekte of geboortes, enz.
Buiten het bestuur worden alleen NAW gegevens gedeeld met de drukker van het verenigingsblad om de verzending van het blad en eventueel ander drukwerk voor de vereniging mogelijk te maken. Hiervoor is een overeenkomst waarin is opgenomen dat de verstrekte gegevens alleen voor dit doel eenmalig mogen worden gebruikt en daarna vernietigd moeten worden. Per uitgave wordt steeds een nieuwe, actuele lijst met NAW gegevens verstuurd.

Wat doen we met foto’s en andere beeld- en geluidsdragers

Tijdens evenementen van de vereniging kunnen personen op beeld- en/of geluidsdragers worden vastgelegd. De opnamen kunnen voor de verschillende VOV-media, zoals website, Intercom en social media, worden toegepast zonder voorafgaande expliciete toestemming van de geportretteerde. Indien iemand op voorhand bezwaar heeft tegen het publiceren van opnames waar hij of zij op voor kan komen, dan kan dit kenbaar worden gemaakt bij het bestuur.